Sementara itu, Ketua Pelaksana kegiatan yang juga Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Sumber Daya, Umum, dan Keuangan Unisba, Dr. Helmi Aziz, S.Pd.I., M.Pd.I., menyampaikan bahwa Unisba telah menetapkan struktur organisasi dan tata kelola baru melalui Peraturan Rektor Nomor 198/D.10/SK-Rek/XI/2025. Perubahan tersebut membawa konsekuensi strategis berupa penyesuaian tugas dan fungsi unit, pembentukan unit baru, serta perlunya penyelarasan proses bisnis lintas bidang.
Ia menjelaskan bahwa pada tahap awal implementasi masih terdapat potensi ketidakjelasan jalur koordinasi, mekanisme komunikasi, dan prosedur eskalasi antarunit, khususnya pada proses strategis seperti pemeringkatan, akreditasi, kurikulum, sarana prasarana, SDM dan karier dosen, serta rencana strategis dan keuangan. Oleh karena itu, rapat koordinasi ini menjadi forum penting untuk penyamaan persepsi dan pengambilan keputusan bersama.