Efisiensi Kearsipan, Karantina Pertanian Musnahkan Lima Ratus Ribu Lebih Dokumen Tak Bernilai Guna

BEKASI, JAWA BARAT, PRIPOS.ID (13/01/2022) – Lebih dari lima ratus lebih dokumen tak bernilai guna dimusnahkan Badan Karantina Pertanian (Barantan) dengan cara dibakar untuk melakukan efisiensi kearsipan.

Pemusnahan dilakukan secara hybrid dengan dokumen tak bernilai guna berjumlah 515.728 yang berasal dari Kantor Pusat Barantan sebanyak 2.719 dokumen, dan 176.360 dokumen dimusnahkan secara daring berasal dari unit pelaksana teknis Karantina Pertanian Denpasar, Tarakan, Ende dan Yogyakarta serta 336.599 dokumen dimusnahkan secara offline yang berasal unit pelaksana teknis Surabaya, Tanjung Priok, Belawan, Batam, Medan, Kendari, Aceh, Bengkulu dan Tanjung Balai Karimun.

“Seperti makhluk hidup, arsip juga memiliki daur hidup dimulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan,” kata Kepala Bagian Umum, Akhmad Subhkan yang memberikan sambutan daring mewakili Sekretaris Barantan di Gedung Arsip Karantina Pertanian, Jati Asih, Bekasi, Kamis (13/1).

Subkhan menyebutkan arsip yang dimusnahkan terdiri dari dokumen korespondesi, dokumen kepegawaian, dokumen keuangan dan dokumen pelepasan domestik antar area, ekspor dan impor karantina hewan dan karantina tumbuhan periode tahun 2008 – 2015. Dan seluruh dokumen yang dimusnahkan telah melalui proses pemeriksaan oleh para pejabat fungsional arsiparis di Barantan, tambahnya.

Koordinator Tumbuhan Benih Abdul Rahman, yang turut hadir secara daring mengatakan bahwa arsip adalah hal penting untuk dipelihara namun arsip yg tidak bernilai guna dan sudah tidak ada esensinya harus dimusnahkan. Sehingga tdk memenuhi ruangan dan mengganggu arsip yg masih dibutuhkan

“Terima kasih kepada pada pembina arsiparis di Sekretariat Jendral Kementerian yang sudah membina kearsipan di Karantina Pertanian, kedepan diharapkan para arsiparis Karantina Pertanain semakin bagus dan handal,” kata Abdul Rahman.

Di setiap unit pelaksana teknis karantina pertanian, kearsipan harus betul betuk disimpan dan diarsipkan sesuai tata kearsipan yg baik, sehingga pada saat membutuhkan arsip untuk pemeriksaan tidak sulit menemukannya, katanya lagi.

*Arsiparis Karantina Pertanian Diapresiasi*

Sub Koordinator Kearsipan, Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian, Eko Nugorho menyatakan apresiasinya kepada Karantina Pertanian. Pada pemusnahan tahap 3 ini dari 525.924 dokumen yang diajukan ke ANRI sebanyak 515.728 atau 90% adalah pengajuan dari Karantina Pertanian.

“Luar biasa kami sampaikan apresisiasi tak terhingga untuk UPT karantina pertanian yang telah mensuport jalannya kearsipan sehingga arsip yang sudah tidak bernilai guna bisa dimusnahkan tepat pada waktunya,” kata Eko

Eko menambahkan tahun 2022 untuk meningkatkan intensitas dan kuantitas pemusnahan arsip, Unit kearsipan 1 mentargetkan 4 kali pemusnahan. ANRI membatasi pengajuan dibatasi sampai bulan September. Karenanya Januari hingga Desember mengajukan pengajuan pemusnahan setiap 2 bulan sekali.

“Silakan menyiapkan arsip dan dibuat daftar arsip yang mendekati retensi untuk dimusnahkan. Mohon lebih lengkap dalam uraian penulisan jenis arsip sehingga tim penilai di unit kearsipan 1 lebih mudah dalam menilai arsip yg akan dimusnahkan dan tidak banyak catatan dr ANRI,” jelas Eko

“Kedepan di era 4.0 penyelenggaraan kearsipan sudah mulai dilakukan secara digital. Mau tidak mau pengelola kearsipan harus adaptif dengan teknologi inovasi yang berkembang,” jelas Eko

Kementan sedang mempersiapkan pengarsipan secara digital sehingga arsip arsip menjadi satu “big data”, memudahkan untuk trakcing informasi, tutup Eko.(nor)

Categories: Ekonomi dan Bisnis

Leave A Reply

Your email address will not be published.